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CONFERENCE CALL

Non solo riunioni a distanza

La conference call è un tipo di chiamata che permette la partecipazione di più persone contemporaneamente. Ciò significa che un certo numero di persone svolge una riunione, seppur virtuale. Al giorno d’oggi organizzare una conference call non è per niente difficile. Inoltre con l’avvento della tecnologia e il suo ulteriore sviluppo, il significato di conference call comprende anche le conferenze effettuate tramite l’utilizzo del PC. Questo ha offerto la possibilità di svolgere delle conference call gratis utilizzando determinati programmi come vedremo più avanti.

Una classica chiamata, come tutti sappiamo, prevede che due persone possano parlarsi. Con il sistema di conference call telefonica invece, più persone possono collegarsi alla stessa chiamata per parlarsi come se fossero fisicamente presenti in una sala riunioni. Tutto questo è consentito grazie a un’ infrastruttura di collegamento chiamata Ponte Audio, a cui gli utenti possono accedere chiamando un numero nazionale del paese in cui si trovano. Se ti interessa il modo con cui la gente interagisce online, Digital Coach ti mette a disposizione la certificazione Social Media Manager.

 

Conference call

 

I vantaggi della conference call

Il servizio conference call ha sicuramente dalla sua alcuni vantaggi significativi per coloro che ne usufruiscono. Se un certo numero di persone avesse bisogno di incontrarsi per discutere di un argomento o di questioni lavorative, non dovrà presentarsi fisicamente nello stesso posto. Questo comporta sicuramente un guadagno in termini di tempo, dato che le persone non dovranno spostarsi per recarsi sul luogo di persona, e dato che la conferenza telefonica si riesce a organizzare in qualche minuto. Inoltre a favore, abbiamo anche il risparmio economico del tragitto che altrimenti si sarebbe dovuto compiere con i mezzi, per raggiungere il luogo della riunione. Tirerà un sospiro di sollievo chi trovandosi magari in un altro Stato non avrà bisogno di spendere denaro per l’aereo. Il risparmio di soldi e tempo non è cosa da poco! Sarà utile sia per i dipendenti stessi che per le aziende che, in questa situazione, dovranno capire bene come gestire un gruppo di lavoro a distanza.

 

Conference call telefonica 

conference call come funzionaTecnicamente la conference call come funziona? In pratica c’è una persona che gestisce l’organizzazione della conference call telefonica. Tale persona è detta moderatore, mentre le altre persone che devono essere invitate sono i partecipanti. I partecipanti riceveranno il numero di telefono da chiamare (PoP, ovvero Numero Ponte), con in aggiunta il codice di accesso. Se ci si trova fuori dai confini italiani è giusto chiamare il PoP del paese dove si risiede in quel momento. Se due partecipanti si trovano uno in Canada e uno in Spagna non chiameranno lo stesso numero, ma il rispettivo Numero Ponte nazionale. Dunque per collegarsi, basterà chiamare il numero telefonico e successivamente inserire il codice. Anche questo tipo di audio conferenza ha una propria sala riunione virtuale, che è detta Sala Audio, e viene assegnata al moderatore che ne gestisce la funzione. Per esempio può:

  • Aprire e chiudere la sala riunione virtuale
  • Decidere quando iniziare o concludere la conferenza
  • Decidere chi deve parlare potendo silenziare o attivare i microfoni

 

App per conference call

Già da tempo per svolgere delle riunioni virtuali ci sono delle app che permettono di effettuare anche videoconferenze. Ogni piattaforma ha diversi tipi di abbonamento consultabili sui relativi siti. Ne andiamo a osservare qualcuna:

  • GoToMeeting: strumento realizzato per le aziende e utilizzato principalmente da loro. Fondamentale per un’azienda per organizzare un meeting di lavoro a distanza. Non ha una versione di utilizzo gratuita, ma solo pacchetti a pagamento. Un altro software importante in chiave aziendale che permette di svolgere webinar è GoToWebinar. Con un semplice click si può partecipare alla riunione e vedere le slide di presentazione in primo piano. È facile da usare ed è a pagamento.
  • Hangouts: è una piattaforma integrata al servizio di Google ed è particolarmente apprezzata dagli utenti. Consente di svolgere video conference call gratuite fino a un massimo di 25 persone.
  • Google Meet: originalmente parte del pacchetto Google Suite, è ora una piattaforma che si può usare gratuitamente. Permette videoconference di durata di un’ora (24 ore fino al 30/09/2020) tra un massimo di 100 persone. Le varie versioni a pagamento permettono riunioni a distanza di fino a 150 persone per un massimo di 300 ore continuate.
  • Zoom: sicuramente la piattaforma di video conferenza più diffusa in questo momento. Nella versione gratuita permette una conference call di fino a 100 persone per un massimo di 40 minuti (dopo la quale se ne può volendo lanciare un’altra senza attese). Nelle versioni a pagamento arriva fino a 500 partecipanti per durate illimitate.

 

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Conference call su Skype

Conference call skypeSkype è un ottimo strumento per effettuare delle conference call. Ha un’interfaccia chiara che consente di muoversi facilmente sul software grazie a delle icone intuitive. È semplice gestire il profilo, aggiungere dei nuovi contatti ed effettuare chiamate e videoconferenze. Il vantaggio di Skype è quello di poter svolgere videoconferenze in modo gratuito ed è questo probabilmente il motivo per il quale le persone lo utilizzano spesso. A dimostrazione della semplicità di questo strumento basta pensare al processo di creazione di una videoconferenza:

Bisognerà inizialmente cliccare nella colonna di sinistra, che è la lista dei contatti, sulla persona che si vuole chiamare.
Dopo di che basterà selezionare l’icona a forma di videocamera per far partire una videochiamata.
Infine cliccare sul pulsante “+” che permetterà di aggiungere altri partecipanti alla videochiamata, facendola di fatto diventare una videoconferenza

 

Conference call su iPhone

Tutto i sistemi iOs e MacOs dispongono di un’applicazione chiamata Facetime, totalmente gratuita, che permette la partecipazione in videoconferenze di durata illimitata a un massimo di 32 persone. Il limite di questa soluzione è che tutti i partecipanti devono avere un dispositivo Apple.

 

Conference call su Whatsapp

Non è forse molto noto, ma Whatsapp permette video conferenze gratuite per un massimo di otto partecipanti. Qui il limite, per ora, è che le versioni per desktop/laptop non dispongono di questa funzionalità.
 
 
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Video conference per webinar

Nei paragrafi precedenti abbiamo visto che ci sono alcune piattaforme, come la già citata GoToWebinar, molto adatte alla realizzazione di webinar o videoconferenze. Ma cos’è di preciso un webinar? È una lezione svolta da un docente che può essere seguita online in diretta streaming e alla quale si può anche interagire con una chat. Quindi si tratta di un metodo di formazione online dove non è necessaria la presenza fisica in aula. La possibilità di intervenire durante la lezione la rende praticamente identica a una lezione frontale. Ci sono anche diversi vantaggi:

  • Risparmio di tempo e denaro: non bisogna raggiungere fisicamente il luogo dove si svolge la lezione. Basterà collegarsi online all’orario del corso. Non importa dove ti trovi, se a casa, a lavoro o in vacanza, servirà soltanto la connessione.
  • Lezioni registrabili: se qualcuno per qualche motivo non può partecipare alla lezione non si perderà niente lo stesso. Infatti i webinar sono registrati e possono essere fruibili successivamente in qualsiasi momento.
  • Possibilità di ascoltare audio, vedere presentazioni in power point, svolgere test, osservare video, colmando quindi quasi del tutto le distanze.

 

L’utilità delle video conference nel marketing digitale

Anche per chi lavora nel digital marketing, video conferenze e conference call risultano essere un ottimo strumento per non perdere di vista il cliente. Molti esperti di marketing spesso organizzano webinar, gratis o a pagamento, a coloro che sono interessati a scoprire le novità sul digitale che hanno da rivelare. Allo stesso modo se una persona che lavora nel digital marketing ha come cliente un’azienda situata lontana da lui, la conference call con i dipendenti di quell’azienda, è un’ottima soluzione per aggiornarli sui risultati conseguiti e quelli ancora da raggiungere. Di conseguenza, specialmente per i lavoratori freelance che potenzialmente possono avere molti clienti non proprio vicini geograficamente, questa tipologia di comunicazione diviene molto importante se non indispensabile al proprio lavoro. 
 
 
Conclusioni
 
In un periodo di forte intensificazione del lavoro e della didattica a distanza le conference call, audio ma soprattutto video, avranno sempre più spazio. Le varie piattaforme di conference call possono soddisfare la maggior parte delle esigenze, sia in versione gratuita, sia in versione premium a basso costo. La possibilità di tenere riunioni d’ufficio rimanendo a casa propria permette di risparmiare tempo, denaro, ed è anche ecologicamente sostenibile. Presto anche i congressi accademici internazionali tenuti in località turistiche di grande richiamo rischiano di essere un ricordo del passato. 
Le piattaforme che abbiamo analizzato sono tutte molto user friendly, e vengono usate senza eccessivi problemi anche dalle persone anziane che si vogliono tenere a contatto a distanza con i propri cari; non occorre seguire un corso per imparare ad utilizzarle, sono soluzioni semplici alla portata di tutti ma in grado di soddisfare anche le necessità più esigenti.
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