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Lo smart working ai tempi del Coronavirus

Di fronte al diffondersi del Coronavirus, per contenere le probabilità di contagio, le imprese si stanno impegnando ad attivare sistemi di smart working al loro interno.

Il decreto attuativo del 23 febbraio 2020 n. 6 emesso dal Governo, ha infatti previsto “la sospensione delle attività lavorative per le imprese, a esclusione di quelle che erogano servizi essenziali e di pubblica utilità e di quelle che possono essere svolte in modalità domiciliare”. Di conseguenza, molte realtà imprenditoriali hanno dovuto ripensare al proprio assetto organizzativo, adottando lo smart working come modello di lavoro e di gestione dei rapporti tra datore e dipendente. Secondo le stime della Fondazione Studi dei Consulenti del Lavoro, con l’emergenza Covid-19, saranno circa 8,3 milioni i lavoratori che si troveranno a lavorare in smart working.

 

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Smart working: i benefici del lavoro agile

A livello aziendale, tra i benefici derivanti dal lavoro agile si riscontrano il miglioramento della produttività, la riduzione dei costi degli spazi fisici e dell’assenteismo. I lavoratori, dal loro lato, possono gestire più efficacemente il proprio tempo, limitando la necessità degli spostamenti, e bilanciare in piena libertà la vita professionale con quella privata. Tutto questo impatta positivamente sul grado di motivazione e soddisfazione del lavoratore. Anche le odierne società, oggigiorno sempre più attente alle questioni ambientali, trovano in tale modello notevoli vantaggi tra cui una concreta riduzione delle emissioni di CO2 e del traffico, nonché un utilizzo migliore dei trasporti pubblici.

 

Smart working Vs telelavoro

Quando si parla di lavoro agile si fa riferimento ad una vera e propria filosofia manageriale basata sul raggiungimento dei risultati invece che sul presenzialismo e che va oltre al concetto stesso di telelavoro.

Sono entrambi due modelli di organizzazione del lavoro remote working resi possibili dallo sviluppo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Ciò che in primis li differenzia è però il loro diverso grado di flessibilità e autonomia. Il telelavoro ha regole più rigide: il lavoratore occupa una postazione fissa, anche se da casa, e segue il consueto orario di lavoro rimanendo legato a vincoli temporali, spaziali e strumentali. Con lo smart working, invece, la persona opera in completa autonomia gestendo da sola i tempi e gli spazi della propria prestazione lavorativa. L’organizzazione del lavoro avviene per compiti, fasi e obiettivi ed è stabilita da un accordo tra dipendente e datore di lavoro.

 

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Comprendere la differenza tra smart working e telelavoro serve a capire se l’Italia si stia effettivamente muovendo verso lo smart working o se ciò che stiamo vivendo è soprattutto una forma diffusa di telelavoro.

Spesso, infatti, si tende a parlare impropriamente di smart working spogliandolo della sua componente “smart”, orientata al miglioramento della produttività del lavoratore, il quale risulta essere privo di vincoli di spazio e di tempo, e riducendolo al semplice lavoro da casa.

Lo smart working richiede, invece, un profondo ripensamento dei rapporti tra datore e dipendente, riguarda un nuovo modo di inquadrare l’organizzazione del lavoro, capace di portare importanti benefici alle organizzazioni, ai dipendenti e alla società in generale.

 

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smart working e coronavirus l'italia verso il lavoro agileSmart working: la situazione attuale

L’attuale emergenza sanitaria ha trasformato l’Italia in un paese digital e connected. Adesso gran parte delle attività si svolgono a distanza, a partire da quelle lavorative fino ad arrivare alle lezioni scolastiche e universitarie. Assistiamo a Parrocchie che celebrano la messa in diretta su Instagram, a palestre che organizzano sessioni di training online, a enti di formazione che aprono gratuitamente l’accesso ai loro contenuti. Sono tutte risposte di un paese che si non arrende di fronte al difficile momento storico che stiamo vivendo e che ritrova nella tecnologia lo strumento più efficace per affrontare l’isolamento forzato e sconfiggere il senso smarrimento e il rischio di alienazione. Un panorama che, come abbiamo già accennato, si sta riflettendo anche sull’organizzazione del lavoro.

Nel far fronte all’emergenza Coronavirus, lo Stato italiano si è infatti trovato a dover mediare tra la necessità di portare in qualche modo avanti l’economia e quella di implementare soluzioni in grado di limitare i contagi. Le misure prese dal governo hanno permesso di adottare fin da subito la procedura necessaria per lavorare in smart working, quando in condizioni di normalità servirebbero degli accordi aziendali, chiedendo alle aziende di applicare rapidamente il lavoro agile. Questo sta permettendo alle diverse imprese, anche quelle più avvezze, di sperimentare i benefici dello smart working sul lavoro in termini di produttività, competitività e a livello organizzativo.

Ci troviamo di fronte a un percorso non privo di ostacoli, sia per questioni che verranno tra breve analizzate, sia per il rischio che il passaggio allo smart working possa essere vissuto come forzato e legato al momento, impedendo così alle imprese di coglierne il suo effettivo valore e i suoi vantaggi, anche e soprattutto in condizioni di normalità.

 

Smart working e lavoratori agili in Italia

Nonostante il concetto di smart working sia stato definito e regolamentato già nel 2017 dalla Legge sul Lavoro, I’Italia presenta diversi ostacoli e resistenze nel ricorrere a forme di lavoro agile. Il tessuto imprenditoriale italiano, fatto principalmente da piccole e medie imprese, si basa su una cultura che predilige, spesso anche in quelle aziende che si occupano dell’erogazione di servizi e quindi che per natura sarebbero più pronte a promuovere al loro interno progetti di smart working, un modello di organizzazione del lavoro di tipo classico.

Allo stesso modo, anche la PA appare in stallo a differenza delle grandi aziende che per la loro struttura e il loro respiro più internazionale riescono meglio a comprendere l’importanza di adottare forme di smart working all’interno dell’organizzazione. Alle resistenze culturali e alla paura del cambiamento si somma inoltre una condizione di stagnazione e paralisi digitale legata a insufficienti e inadeguati investimenti che impediscono al paese di stare al passo con le continue evoluzioni tecnologiche.

Secondo il rapporto del DESI (Digital Economy and Society Index) del 2019, che si occupa di misurare le performance economiche degli stati membri della Comunità Europea in termini di digitalizzazione, l’Italia risulta essere 24esima in classifica, superando Polonia, Grecia, Romania e Bulgaria. Anche se rispetto al 2018 il paese ha registrato un miglioramento dell’economia digitale guadagnando una posizione a discapito della Polonia, se ci soffermiamo su alcuni degli indicatori che compongono l’indice totale, vedremo come l’Italia risulti essere particolarmente indietro per quanto riguarda le skill digitali a dimostrazione di come il nostro capitale umano sia in sostanza più analogico se confrontato con quello degli altri Stati europei. Altro indicatore poco felice è quello relativo all’utilizzo di internet: la percentuale di persone che usano la rete per effettuare acquisti online, leggere notizie o svolgere qualsiasi altra attività risulta essere minore rispetto alla maggior parte dei paesi dell’Unione. Una situazione che di certo ha rallentato il cammino verso un’Italia smart oriented.

 

 

 

L’osservatorio del Politecnico di Milano, ad ottobre dello scorso anno, ha pubblicato una ricerca in cui spiega come adottare “un modello maturo di smart working possa produrre un incremento di produttività pari a circa il 25% per il lavoratore [… ]. Considerando che i lavoratori che potrebbero fare smart working sono circa il 22% del totale degli occupati, l’effetto dell’incremento della produttività media in Italia si può stimare intorno ai 13,7 miliardi di euro”. Sono dati potenzialmente rilevanti che finora si sono scontrati con mentalità poco aperte al cambiamento e mancanze strutturali.

smart worker lavoro agileVi è da dire che, anche se nel nostro Paese solo il 2% dei lavoratori opera in smart working, a fronte di una media europea del 25,30%, i dati rilasciati dall’Osservatorio del Politecnico di Milano segnalano comunque una crescita dei lavoratori agili del 20% rispetto al 2018: si stima che, almeno fino ad ottobre 2019, e quindi prima del Coronavirus, gli smart worker fossero circa 570.000 contro i 480.000 dell’anno precedente. I lavoratori agili risulterebbero inoltre complessivamente più soddisfatti rispetto a chi lavora secondo le modalità tradizionali, in particolar modo in termini di organizzazione del lavoro e nelle relazioni tra colleghi e con il datore di lavoro.

Sempre dal report, è emerso che ad applicare lo smart working senza particolari riserve sono per lo più le grandi imprese. Circa il 49% di esse ha già attivato progetti strutturati di smart working, solo il 15% sta attualmente sperimentando, mentre il 16% si trova in una fase di estensione. I progetti messi già a regime fanno soprattutto leva sulla dotazione di una adeguata tecnologia per lavorare da remoto, sulla flessibilità degli orari, la riprogettazione degli spazi e su una cultura results-oriented.

La metà delle PMI, invece, si è dichiarata disinteressata ad avviare progetti di smart working e quelle poche che lo hanno implementato prediligono ancora un approccio di tipo informale. Questi dati sono legati soprattutto alla percezione di non applicabilità di tale modello alla propria realtà.

Nonostante anche la Pubblica amministrazione vada a rilento, nel 2019 si è assistita ad una crescita dell’8% nell’attivazione di progetti strutturati di smart working. Il 30% ha affermato di voler introdurre il lavoro agile entro un anno, mentre il 31% vive in uno stato d’incertezza. Le principali barriere all’introduzione dello smart working in questo settore sono legate all’idea diffusa che non sia applicabile alla propria realtà, alla non conoscenza dei benefici ottenibili, ad attività poco digitalizzate e alla mancanza di tecnologie adeguate.

Ad ogni modo, in linea del tutto probabilistica, le misure adottate per affrontare il problema del Coronavirus, potrebbero aver in parte già mutato il quadro precedentemente descritto in quanto hanno portato persone e aziende a confrontarsi senza mezze misure con le nuove tecnologie. Per avere effettivo riscontro di quanto detto, si dovrà comunque attendere la fine dell’emergenza, così da poter osservare il modo in cui la società reagirà una volta ripristinata la condizione di normalità.

Non rimane dunque che scoprire come le statistiche cambieranno dopo il Coronavirus essendo attualmente difficile, in questa condizione di instabilità, stimare l’effettivo impatto che la pandemia avrà sulle nostre vite. Quello che è certo è che subiremo una recessione economica che ci obbligherà a rivisitare i precedenti modelli organizzativi spingendoci ad adottare soluzioni più idonee alla trasformazione già in atto che ci consentano di dotarci degli strumenti necessari a rispondere con maggior prontezza alle emergenze future.

 

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Perché attivare lo smart working

Se le imprese che seguono modelli di business decentrati hanno avuto meno difficoltà ad applicare e, talune volte, semplicemente a estendere lo smart working, così non è stato per le molte aziende figlie di una cultura organizzativa fondata sul presenzialismo. In linea generale, le aziende e le persone si sono dovute velocemente riorganizzare di fronte all’emergenza Coronavirus correndo il rischio di trovarsi impreparate ad implementare e gestire in modo corretto lo smart working. Attivare un progetto di smart working richiede normalmente del tempo, mentre la situazione attuale ha obbligato persone e imprese a fare propri gli strumenti del lavoro agile nel modo più rapido.

È dunque spontaneo chiedersi come intervenire per pianificare in maniera efficace il lavoro agile ai tempi del Coronavirus. Per avviare lo smart working, Fiorella Crespi, direttore dell’Osservatorio HR Innovation Practice e dell’Osservatorio Smart Working, ritiene sia necessario assicurarsi che i dipendenti siano dotati dei giusti strumenti per lavorare, o eventualmente, che l’azienda dia loro la possibilità di utilizzare quelli personali. Sottolinea inoltre l’importanza del costante confronto tra datore di lavoro e collaboratori e la necessità di monitorare i risultati di questo periodo in modo tale che, una volta finita l’emergenza, si possa “ripensare più tranquillamente al modo di lavorare e andare sempre più verso un’ottica smart”. Rivolgendosi alle persone, la Dott.ssa Crispi offre loro diversi consigli pratici, invitando i lavoratori a bilanciare la vita personale e quella professionale e a costruire il proprio spazio di lavoro, cercando di limitare quanto più possibile le distrazioni. È altresì essenziale che le persone definiscano le proprie attività, si diano delle priorità e utilizzino con costanza le tecnologie per interagire con i colleghi.

 

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Oltre il Coronavirus: un nuovo modo di lavorare

Abbiamo studiato la situazione generale dell’Italia in tema di lavoro agile, adesso bisognerà monitorare come quest’ultima cambierà a fine emergenza e quali conseguenze avrà sui rapporti tra datore e dipendenti.

Appare ormai evidente come la diffusione del Coronavirus abbia trasformato l’Italia in un grande esperimento di smart working: in base ai dati dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, a fine ottobre gli smart worker in Italia erano circa 570.000. In poche settimane dal decreto questo numero è cresciuto esponenzialmente tanto che ad oggi si contano oltre 2,5 milioni di lavoratori agili in tutta Italia. Una crescita impressionante che ha investito sia la Pubblica Amministrazione come le imprese private e che sta permettendo loro di testare gli effetti dello smart working in termini di produttività e flessibilità superando, su spinta del momento, ogni forma di timore.

Il cammino per un’Italia più smart anche nel lavoro sembrerebbe ormai segnato, in realtà la situazione è meno lineare di quanto si possa pensare e il finale poco scontato. Da un punto di vista umano, uno dei maggiori problemi a cui si andrà incontro sarà il rischio di associare lo smart working ad un’esperienza negativa della nostra vita che ci ha privato delle relazioni, della pausa caffè, delle chiacchiere tra colleghi e, più in generale, della nostra routine quotidiana. Altra criticità da affrontare con cura sarà quella di non far percepire lo smart working come una soluzione forzata e contingente. Il pericolo è che, superata l’emergenza Coronavirus, si smetta di parlare di lavoro agile e si ritorni, per quanto possibile, alle vecchie abitudini. Ecco perché non basta lavorare da remoto per urlare al cambiamento.

Molte delle aziende che hanno dovuto fronteggiare l’emergenza Coronavirus non avevano mai, prima d’oggi, messo effettivamente in pratica lo smart working, trovandosi di fatto impreparate. Si potrebbe dunque affermare che, allo stato attuale, stiamo più che altro assistendo alla diffusione di forme di remoted working, a cavallo tra il telelavoro e il vero e proprio lavoro agile. Ciò non toglie che le misure prese per contrastare il Coronavirus abbiano di certo aiutato ad abbattere alcune resistenze e a recuperare terreno in tema di smart working, spianando la strada verso un rinnovato modo di fare impresa e di pensare all’organizzazione del lavoro. Ed è proprio da questo ripensamento che bisogna partire per non rendere le soluzioni finora adottate estemporanee. All’atto pratico sarebbe utile lavorare sul management e fornire una formazione costante in modo tale da creare una cultura organizzativa basata sullo smart working.

 

 

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Chiara Garoffolo
Mi chiamo Chiara Garoffolo. Sono laureata in "Editoria e Giornalismo" e ho una laurea magistrale in "Organizzazione e Marketing per la Comunicazione d'Impresa". Da sempre appassionata del mondo digitale, mi occupo principalmente di consulenza SEO e SEO Copywriting. Attualmente sto completando il mio percorso all'interno di Digital Coach. Ciò mi sta permettendo di ottenere una preparazione completa nei diversi ambiti del Digital Marketing.